Intézményvezetési és ügyviteli kultúra módosítása

Mekkora a szívköröd? · Függelék

A PIM-ben mindent áthat a munkatársak kreatív szemlélete, konstruktív és flexibilis problémamegoldó képessége. Ugyanakkor a konkrét, igazgatási aspektussal is bíró ügyek és feladatok kapcsán gyakori a feszültség a szakmai tudás, elhivatottság, a gyűjtemény értéke, a muzeológiai és közművelődési tevékenység színvonala és az igazgatási ügymenet, az eljárásrendek, az intézményi folyamatok – azaz alapvetően a szabályozott működés ismérvei – között. Ennek az összhangnak a megteremtése volt a cél a

2019-2023 közti vezetői ciklusban az igazgatási feladatok terén.

Az intézményi működés szabályozottságával összefüggő intézkedések végigvitelében az általános főigazgatóhelyettes mellett kiemelt feladat jutott a múzeumi jogászoknak, a gazdasági terület vezetőinek és a középvezetőknek is.

Szabályozott működés

A 2019–2023 közti vezetői ciklusban:

· Megújítottuk az intézményi alapdokumentumokat.

· Új szervezeti egységeket és feladatokat integráltunk a PIM-be

(kisösztöndíjak rendszere; Térey János alkotói ösztöndíj-program; DBK felállítása, Cseh Tamás Archívum átvétele, Publishing Hungary feladatainak átvétele, OSZMI átvétele, Digitális Bölcsészeti Központ létrehozása, Makkai Emigrációs Archívum megalapítása – ezek egy része időközben további szervezeti változtatásokon esett át).

· Részt vettünk a COVID-19 hatásait enyhíteni kívánó kormányzati

kezdeményezésekben, kialakítottuk saját intézményi stratégiánkat a pandémia időszakában a munkavégzés folyamatossága érdekében.

· Komplex személyügyi és munkáltatói intézkedések sorát hajtottuk

végre részben intézményi kezdeményezés (PIM Életpályamodell kidolgozása, Kollektív Szerződés megalkotása), részben a külső jogszabályi környezet változásai nyomán (Kjt–MT váltás teljes körű lebonyolítása).

· Megalkottuk a PIM ún. pénzügyi-szakmai keretkezelési rendszerét,

ahol a szakmai munka pénzügyi tervezhetősége és a szakmai mozgástér egyértelműsítése részben a vezetők kötelezettségvállalási lehetősége és a kötelezettségvállalást kezdeményező intézkedései által valósulhatnak meg. A költségvetési források hatékony és eredményes elköltése érdekében külön keretek álltak feladatokhoz rendelve a vezetők rendelkezésére leképezve a múzeum alapfeladatait – egyben biztosítva a szakmai szempontú vezetői autonómiát. E dedikált keretek használata eredményesen vizsgázott, szabályozottabbá és fegyelmezettebbé tette a gazdálkodást. A gazdálkodásnak ez a módja közelebb hozza a vezetést, a szakmai feladatokat ellátókat és a gazdálkodási területen dolgozókat. Így ennek a rendszernek a fenntartását következő vezetői ciklusom alatt is gyakorolni kívánom.

· Az intézményi működés szabályozottságát érintő intézkedések sorát

hajtottuk végre: szabályzatokat, eljárásrendeket, iratmintákat, vezetői utasításokat készítettünk a működés legkülönfélébb területei vonatkozásában.

· Megteremtettük és fenntartjuk azokat a közvetlen egyeztetésre le-

hetőséget adó fórumokat, ahol a vezetői döntések megszülethetnek vagy a visszajelzések alapján sor kerülhet azok esetleges korrekciójára (főigazgatói-értekezletek hetente; főosztályvezetői értekezletek kéthetente; összmunkatársi értekezlet évente két alkalommal).

· Egységes informatikai infrastruktúrát alakítottunk ki intézménye-

inkben, melynek révén lehetővé vált az együttes – szükség esetén távoli eléréssel történő - munkavégzéshez szükséges környezet, illetve a hatékony munkavégzés informatikai feltételeinek kialakítása. Az irányítási és egyes ügyviteli feladatok szabályozottsága érdekében feladatmenedzsment felületeket és szolgáltatásokat alakítottunk ki.

Sikeres informatikai háttér

A biztonságos feladatellátást lehetővé tevő informatikai megoldások sora jól vizsgázott, hiszen az informatikai rendszer hosszabb leállás, adatvesztés nélkül működött a vezetői ciklusban. A munkavégzést nem akadályozta hardver vagy szoftver hiánya. A jogszabályi változások követése időben megtörtént. Az intézményi külső és belső felhasználó nyilvántartások és jogosultságok folyamatosan naprakészek, ennek folyamatát kialakítottuk. A számítógépek és notebookok közül az elavult, újabb szoftvereket futtatni nem képeseket újakra cseréltük. Minden szakmailag indokolt szoftvert biztosítani tudtunk a kollégák számára. A nyomtatók cseréjével lehetővé vált, hogy minden munkaállomásról megfelelő és költséghatékony nyomtatási, másolási, szkennelési lehetőséget biztosítsunk.

Ideiglenes külső helyszínen történő munkavégzéshez eszközparkot hoztunk létre, amellyel megoldható például a hagyatékok felmérése, vásárra kitelepülés, kutatások, előadások megtartása. Lehetővé tettük a rendezvényeket befogadó termekben online közvetítés biztosítását, valamint új előadói eszközöket, kijelzőket állítottunk be.

Megtörtént a filiálék integrációja az intézmény belső informatikai rendszerébe. Ezáltal lehetővé vált a szoftverek folyamatos naprakészen tartása, közös munkaterületek egyszerű elérése, a hibaelhárítás sokkal gyorsabb és hatékonyabb lett.

Az Office365 szolgáltatásait bevezettük, integráltuk az intézményi informatikai infrastruktúrába. Az itt tárolt adatokról mentés készül, így a kollégák a biztonság megőrzése mellett rugalmasan tudnak belső és külső partnerekkel adatokat megosztani. A lehetőségnek köszönhetően jelentősen csökkent a biztonságot veszélyeztető nem intézményi megoldások használata.

Kollektív közérzetjavító intézkedések, a PIM mint kollektíva

összetartozását elősegítő fórumok működése

A magas színvonalú munkavégzés és ezzel egyben az intézményi siker garanciája, ha a szervezet munkavállalói anyagi és szakmai megbecsültségben végezhetik munkájukat. Ugyanakkor a munkavégzés körülményeinek komfortja, az informális együttlétet és a kollektív közösségi élmény megéléshez szükséges fórumok és terek tovább erősíthetik a kellemes munkahelyi légkört, és így a munkáltatóhoz való lojalitást.

Vezetői célom volt, hogy ehhez sokféle módon és formában járuljak hozzá egyéni döntéseimmel és a munkavállalói kezdeményezések támogatásával.

A múzeum jelentős szakmai eredménye a továbbképzések anyagi hozzájárulással és munkaidő-kedvezménnyel történő támogatásának folyamatos biztosítása, a tudományos munkát végző munkatársak számára kutatónap engedélyezése, melyet az intézmény szabályozott keretek között (ún. motivációs szabályzat), pályázati rendszerben tesz elérhetővé.

Folyamatos a párbeszéd a Munkavállalói Tanáccsal, és az intézményben működik KKDSZ helyi alapszervezet is.

A kollegiális szakmai eszmecsere részben informális fóruma az ún. Múzeumi műhely előadássorozata. A havi rendszerességgel megrendezésre kerülő műhelybeszélgetés során egyes szerteágazó muzeológiai tevékenységek kapcsán felmerülő kérdések, problémák, módszertanok megvitatását, ismertetését, esetlegesen gyakorlattá alakítását végezzük szakmai keretek között. Ezen a fórumon kerítünk sort egyéni kutatási beszámolók megvitatására, gyűjtemények, részterületek bemutatkozó előadására is, melynek köszönhetően a munkaprojektekben sokkal hatékonyabban és előkészítetten jöhet létre együttműködés a területek között. Hasonló célokat szolgál a kiállítási vitaműhely is.

Megteremtettük és fenntartjuk azokat a közvetlen egyeztetésre lehetőséget adó fórumokat, ahol a vezetői döntések megszülethetnek vagy a visszajelzések alapján sor kerülhet azok esetleges korrekciójára (főigazgatói-értekezletek hetente; főosztályvezetői értekezletek kéthetente; összmunkatársi értekezlet évente két alkalommal). Az évet közös adventi eseménnyel, koncerttel zárjuk le.

Épületeink több pontján közösségi konyhát, komfortos étkezési lehetőséget – ahol a tér lehetővé tette, szinte egy nappali teret – alakítottunk ki.

Fenntartjuk a 2004-ben a PIM akkori kollektívája által létrehozott Fáma-díjat, amely lehetőséget biztosít arra, hogy a Petőfi Irodalmi Múzeum és tagintézményei valamennyi munkavállalójának munkája – munkakörre, tevékenységi körre tekintet nélkül – elismerésre kerülhessen. A díjazottakat a múzeum munkatársai választják szavazás útján, amely lehetőséget ad arra is, hogy a munkatársak egymás tevékenységét minél szélesebb körben megismerjék.

A PIM Életpályamodelljének kidolgozása

és a Kollektív szerződés megkötése

2019 áprilisában a Petőfi Irodalmi Múzeum közalkalmazottjai köréből kijelölt munkacsoport kidolgozott egy olyan életpályamodellt, amely egyszerre veszi figyelembe a PIM intézményi sajátosságait, ám ugyanakkor eredményei adaptálhatóak a közgyűjteményi szféra egyéb szereplőire is. A szándék az volt, hogy a későbbiekben más intézményfenntartók pilot-projektként hivatkozhassanak e kezdeményezésre.

A modell kidolgozásának alapja az a gyakorlati tapasztalat volt, hogy a közgyűjteményi szférában – a piacitól eltérően – a legfontosabb motiváló erő a stabil pályakép, amely egyszerre jelent folyamatosan megnyíló szakmai perspektívákat (karriermenedzsment, projektfeladatok, továbbképzések) és tervezhető bérnövekedést.

A PIM ÉPM két kategóriába sorolja a munkavállalókat.

Az ÉPM I. kategória kialakítását az a meglátás motiválja, hogy a muzeális intézmények működésében döntő jelentőségű, hogy a klasszikus múzeumi tevékenységekhez kötött pozíciókban, muzeológusként dolgozó munkatársak is hosszú távra tervezzenek, hiszen a közgyűjteményi feladatok megbízható, illetve kiváló ellátásához szükséges az adott gyűjtemény, múzeumi tevékenységi terület alapos megismerése. Ez éveket, akár egy évtizedet is igényelhet. Így ebben a kategóriában az előmeneteli rendszer legfontosabb célja, hogy a PIM munkavállalóinak javadalmazásába a múzeumi életpályájuk során beépüljenek olyan komponensek, amelyek motiválják a közgyűjteményi területen való folyamatos és minőségi munkavégzést. A szakmai munkakörökre vonatkozó ÉPM I. egyik pillére az a bértábla, amely valós előmenetelt, bérfejlődést biztosít a besorolás alapját képező iskolázottság megszerzésével, a beszámítható, munkával töltött évek múlásával, valamint a teljesítménnyel összhangban.

Az ÉPM II. kategória kialakítását az a tény alapozta meg, hogy a múzeumok különböző munkaköreiben megszerezhető javadalmazások nem függetleníthetők az intézmények munkaerő-piaci környezetétől. Fokozottan érvényes ez az állítás azokra a feladatkörökre, amelyek a megváltozott kommunikációs és információfogyasztási szokások, a múzeumok új társadalmi szerepköre következtében gyökeresen átalakultak és ezek a pozíciók megjelentek a múzeumokban is, hiszen napjainkban már természetes, hogy dolgoznak itt kommunikációs szakemberek, digitális bölcsészek, látványtervezők, informatikai fejlesztők, múzeumi informatikusok is, akárcsak a gazdasági területen dolgozó pénzügyi-számviteli, műszaki menedzseri pozíciókat betöltő kollégák.

A kidolgozott életpályamodell csak egy új, magasabb és differenciáltan kalkulált garantált béreket biztosító bértáblára építve volt bevezethető, amelyhez a PIM központi költségvetési támogatása megfelelő alapot biztosított.

Hosszú, a munkatársak legszélesebb körét és külsős jogász szakértőket bevonó konzultációsorozat eredményeképpen került sor az ÉPM véglegesítésére és vezetői jóváhagyására a PIM Kollektív Szerződésének részeként 2020. szeptember 30-án, 2020. november elsejei hatályba lépéssel.

A Kollektív szerződés rögzíti, hogy a PIM-ben a javadalmazás teljes összege az alapbérből (1), a teljesítményhez kötött bónuszból (2), vezetői bónuszból (3) célprémiumból (4) és a bérkiegészítésből (5) tevődik össze. Az alapbérre minden Munkavállaló jogosult. A bér további elemei az egyéb feltételek fennállása esetén az ÉPM által meghatározott és az intézmény hatályos teljesítményértékelési rendszere alapján feltételrendszerhez kötötten adhatók.

Az ÉPM bizonyította fenntarthatóságát és megalapozottságát a közgyűjteményi szférára kiterjedő Kjt – MT váltás során, az új megkötött munkaszerződésekben és az azóta tartó időszakban is.